Términos y condiciones

Estas son las condiciones generales que regulan el uso del panel panel.forgenex.com y la contratación de los servicios de FORGENEX SOLUTIONS S.L.U. (NIF B05625553, Calle Vasco de Gama 49, Bajo, 41006 Sevilla; en adelante, ForgeNEX). Los datos completos de la empresa están en el Aviso legal.

Forman parte de estas condiciones, y se aceptan con ellas:

• los anexos de cada servicio y el de partners, al final;
• el Contrato de encargo del tratamiento, que regula los datos personales que el cliente trata con los servicios.

La Política de privacidad explica cómo trata ForgeNEX los datos de las personas que usan el panel.

1. Quién puede contratar

1.1. Los servicios se ofrecen exclusivamente a empresas y a profesionales autónomos, para su actividad empresarial o profesional. No se ofrecen a consumidores.

1.2. Quien se registra declara que es mayor de edad, que actúa en nombre de una empresa o como autónomo, y que tiene poder suficiente para obligar a quien representa. La persona física que se registra y la empresa o autónomo al que representa (el cliente) responden de la veracidad de los datos.

1.3. Por tratarse de una contratación entre empresas, no existe derecho de desistimiento. Tampoco son de aplicación las normas de protección de consumidores y usuarios.

2. Aceptación y cambios de estas condiciones

2.1. El registro y la contratación exigen aceptar expresamente la versión vigente de estas condiciones. ForgeNEX conserva constancia de la versión aceptada, la fecha y los datos técnicos de la aceptación.

2.2. ForgeNEX puede modificar estas condiciones por motivos legales, técnicos o comerciales. Los cambios se comunican por correo electrónico con 30 días de antelación, salvo que una ley o una orden de autoridad obliguen a hacerlo antes. Al entrar en el panel tras la fecha de efecto, se pide aceptar la versión nueva.

2.3. Si el cliente no acepta la versión nueva, se bloquea el uso del panel; los servicios ya pagados siguen prestándose hasta el final del periodo en curso y no se renuevan. El cliente conserva el acceso a sus facturas y al ejercicio de sus derechos de protección de datos.

3. La cuenta

3.1. El cliente es responsable de custodiar sus credenciales y de lo que se haga con su cuenta. ForgeNEX recomienda activar la verificación en dos pasos, y puede exigirla.

3.2. El cliente puede dar acceso a sus empleados o colaboradores (por ejemplo, las cuentas de usuario del Agente de IA). Responde de su uso y de informarles del tratamiento de sus datos conforme a la Política de privacidad.

3.3. El cliente comunicará a info@forgenex.com cualquier uso no autorizado de su cuenta en cuanto lo conozca.

4. Los servicios

4.1. Cada servicio se describe en su anexo y en su página del panel, con sus planes, límites y precio. Lo contratado es lo que figura en el panel en el momento de pagar.

4.2. ForgeNEX puede mejorar, actualizar o sustituir funciones de los servicios siempre que no reduzca de forma sustancial lo contratado durante el periodo pagado.

4.3. Los servicios se prestan desde servidores situados en la Unión Europea. Los proveedores que intervienen se detallan en el Contrato de encargo y en la Política de privacidad.

5. Precio, pago y renovación

5.1. Los servicios se pagan por adelantado, por periodos mensuales o anuales según el plan, mediante la pasarela de pago indicada en el panel (hoy, Stripe). ForgeNEX no almacena los datos de la tarjeta.

Al guardar un método de pago en el panel, el cliente autoriza a ForgeNEX a usarlo, sin que tenga que estar presente, para los cobros previstos en esta cláusula: las renovaciones (5.4) y el paso a pago al terminar una prueba (5.7). El banco del cliente puede pedirle que confirme algún pago; si no se confirma, se aplica la cláusula 5.7.

5.2. Los impuestos indirectos (IVA) se aplican conforme a la normativa y se reflejan en la factura. Para contratar es obligatorio completar los datos de facturación del cliente, que se usan para emitir las facturas.

5.3. Un precio distinto del publicado solo vale si figura en un enlace de pago emitido por ForgeNEX desde el panel o en un acuerdo escrito.

5.4. Renovación automática. Cada periodo se renueva y se cobra automáticamente, salvo que el cliente cancele antes de su fin. Los periodos iniciados no se reembolsan.

5.5. Impago. Si un cobro falla, el servicio sigue durante un periodo de gracia de 14 días. Pasado sin pagar, ForgeNEX puede suspender el servicio. Los datos se conservan según la cláusula 10 mientras tanto.

5.6. Cambios de precio. Se avisan con 30 días de antelación y se aplican desde la siguiente renovación. El cliente puede cancelar antes de que surtan efecto.

5.7. Periodo de prueba. Algunos servicios se pueden probar gratis durante un periodo de prueba, que se indica al darlo de alta. Durante la prueba no se cobra nada.

• ForgeNEX avisa por correo 3 días antes de que termine.
• Si al terminar el cliente tiene un método de pago guardado y no ha cancelado la prueba, ese día se cobra el plan elegido y el servicio continúa con renovación automática (5.4).
• Si no tiene método de pago guardado, o el cobro no se completa, ForgeNEX Gestión queda en solo lectura (se ve y se exporta todo, pero no se puede crear ni cambiar nada, ni usar sus funciones de IA) y los demás servicios se bloquean, sin borrar los datos, hasta que el cliente elija un plan y pague desde el panel. Los datos se conservan según la cláusula 10.

La prueba es una condición comercial, no un derecho de desistimiento.

6. Uso aceptable

6.1. El cliente usará los servicios de forma lícita y conforme a estas condiciones. En particular, no podrá:

• tratar datos personales sin base jurídica, o tratar categorías especiales de datos (salud, ideología, datos de menores, etc.) sin cumplir los requisitos legales que les correspondan;
• enviar comunicaciones comerciales no solicitadas, suplantar identidades o difundir contenidos ilícitos, difamatorios o que infrinjan derechos de terceros;
• usar el Agente de IA o cualquier función de IA para las prácticas prohibidas del artículo 5 del Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, ni para tomar decisiones con efectos jurídicos o significativos sobre personas sin intervención humana;
• intentar acceder a sistemas, datos o cuentas ajenos; eludir los límites, cupos o medidas de seguridad; introducir código malicioso; o someter los servicios a cargas abusivas;
• descompilar, copiar o revender los servicios, salvo como partner con acuerdo de ForgeNEX.

6.2. ForgeNEX puede suspender el servicio, total o parcialmente, ante un uso que infrinja esta cláusula o ponga en riesgo la seguridad de los servicios o de terceros, avisando al cliente salvo que la urgencia lo impida.

7. Inteligencia artificial

7.1. Algunos servicios usan sistemas de inteligencia artificial. El Agente de IA es un sistema de IA, y así se indica a quien lo usa.

7.2. Los resultados de la IA pueden ser inexactos, incompletos o inadecuados. El cliente debe revisarlos antes de basar en ellos decisiones o actuaciones. ForgeNEX no garantiza la exactitud de los resultados ni responde de las decisiones que el cliente tome con ellos.

7.3. Las acciones con efectos externos (enviar un correo, publicar, modificar datos en otro servicio) se piden confirmar al usuario cuando la función lo permite. El cliente es responsable de las que autorice.

7.4. Los modelos de IA los proporcionan Microsoft (Azure OpenAI, región de la Unión Europea) y OpenAI, bajo contratos de tratamiento de datos que excluyen el uso de los datos del cliente para entrenar sus modelos. ForgeNEX tampoco usa los datos del cliente para entrenar modelos.

7.5. Si el cliente usa la IA para comunicarse con terceros o para generar contenidos que se publican, le corresponde cumplir las obligaciones de transparencia que le apliquen como responsable de ese uso.

7.6. Funciones de IA de ForgeNEX Gestión. Al aceptar estas condiciones, el cliente acepta el uso de las funciones de IA de ForgeNEX Gestión que incluya su plan: «Rellenar con IA» (leer la foto o el PDF de un documento y proponer los campos de un registro), los pasos de IA de las automatizaciones (clasificar, resumir, redactar o sacar datos de un registro), Pix dentro del CRM (contestar preguntas con los datos que la persona que pregunta puede ver con sus permisos, nunca los campos que tiene ocultos ni los secretos), el equipo IA (agentes de Pix que trabajan en su chat, en sus rutinas y en las tareas que les encargan las automatizaciones, también sin nadie delante, con los permisos de la persona para la que trabajan o de quien creó la automatización), el borrador del Asistente web y la IA en WhatsApp (resumir cada conversación, proponer el siguiente paso, detectar qué pide el cliente, su urgencia, los datos que da y los compromisos, y redactar un borrador de respuesta que una persona revisa antes de enviarlo). Como responsable de los datos de sus propios clientes, el cliente es quien les informa de que sus mensajes se tratan así. Para prestarlas, los datos necesarios en cada uso se envían a Microsoft (Azure OpenAI, en la Unión Europea), subencargado según el Contrato de encargo (Anexo I); no se usan para entrenar modelos, y Microsoft puede conservarlos hasta 30 días solo para detectar abusos. Las conversaciones con Pix solo se guardan en el CRM si la persona lo acepta, y un documento leído no se guarda salvo que se adjunte a un registro. Un archivo adjuntado a una conversación con Pix o con el equipo IA (de menos de 2 MB) se lee en ese mensaje y no se guarda; en la conversación queda solo el texto que se sacó de él, que se borra con ella. El resumen, el siguiente paso y la prioridad de cada conversación de WhatsApp se guardan junto a ella y se rehacen cuando llegan mensajes nuevos. Lo que la IA proponga crear o cambiar no se aplica hasta que una persona lo confirma, con una excepción: un agente del equipo IA que el espacio ponga en «Actúa y propone» puede hacer solo, dentro del CRM, cambios pequeños (cambiar un estado o una fase, asignar un registro y crear una tarea o una nota sencilla), que quedan anotados y se pueden deshacer durante 30 días. Lo que la IA redacta para enviar fuera, lo que cuesta dinero y lo que borra espera siempre la confirmación de una persona. Lo que entra de fuera (un formulario, un correo, un mensaje) se trata solo como datos y no puede dar órdenes a la IA. Estas funciones vienen activadas; quien administra la configuración del espacio puede desactivarlas para todo el espacio en sus Ajustes y volver a activarlas cuando quiera. Cada plan tiene un número de usos al mes, que se puede ampliar con una recarga que no caduca; en la prueba, el número es menor; en solo lectura (5.7) no hay funciones de IA. Los usos de la IA se cuentan en créditos: 10 créditos equivalen a una pregunta a la IA. Cada tarea que una automatización encarga a un agente cuenta como una pregunta.

8. Integraciones con servicios de terceros

8.1. El cliente puede conectar a los servicios cuentas de terceros (por ejemplo Gmail, Google Calendar, Outlook, Microsoft Teams, Slack, HubSpot o Notion), y también servicios mediante claves de API que aporta él mismo.

8.2. La conexión la hace y la autoriza el propio cliente, con su cuenta y bajo las condiciones de ese tercero. ForgeNEX actúa solo siguiendo las instrucciones del cliente, a través de un conector técnico (Composio) que custodia la autorización. El cliente puede revocar cualquier conexión en cualquier momento desde los servicios o desde el propio tercero.

8.3. Esos terceros no son proveedores de ForgeNEX: los elige el cliente, que es responsable de tener base legal para los datos que se intercambien. ForgeNEX no responde de su disponibilidad, de sus cambios ni de sus condiciones.

8.4. Las claves de API que aporta el cliente se guardan cifradas y se usan solo para la función a la que las destinó.

9. Protección de datos

9.1. ForgeNEX es responsable de los datos de las personas que usan el panel (registro, facturación, soporte, seguridad), en los términos de la Política de privacidad.

9.2. ForgeNEX es encargado del tratamiento de los datos personales que el cliente introduce o trata con los servicios (sus clientes, contactos, correos, documentos, etc.). Ese tratamiento se rige por el Contrato de encargo del tratamiento, que el cliente acepta con estas condiciones.

10. Duración, cancelación y borrado

10.1. El contrato dura mientras haya algún servicio contratado, por periodos que se renuevan según la cláusula 5.

10.2. El cliente puede cancelar un servicio desde el panel o escribiendo a info@forgenex.com. La cancelación surte efecto al final del periodo pagado.

10.3. Al terminar un servicio:

• Agente de IA: el agente y su contenido (conversaciones, memoria, archivos, conexiones) se eliminan del servidor al hacerse efectiva la cancelación, o en el momento en que el cliente decide borrarlo. Las copias de seguridad que pudieran contenerlos se eliminan en un máximo de 14 días.
• ForgeNEX Gestión y PantallasCloud: el cliente puede pedir una exportación de sus datos durante los 30 días siguientes; después se eliminan, y las copias de seguridad que los contuvieran, en un máximo de 14 días más.
• Datos de facturación: se conservan durante los plazos que exige la ley (seis años), aunque la cuenta se elimine.

10.4. ForgeNEX puede resolver el contrato si el cliente incumple de forma grave estas condiciones y no lo corrige en 15 días desde que se le requiera, o de inmediato en los casos de la cláusula 6.2 que lo justifiquen.

11. Disponibilidad y soporte

11.1. ForgeNEX aplica medios razonables para que los servicios estén disponibles, con copias de seguridad y supervisión, pero no garantiza un servicio ininterrumpido. Puede haber paradas por mantenimiento, que se procuran avisar y hacer en horas de menor uso.

11.2. Salvo acuerdo escrito con un nivel de servicio concreto, el soporte se presta por correo en horario laboral de España.

12. Responsabilidad

12.1. ForgeNEX responde de prestar los servicios con la diligencia profesional debida.

12.2. En la medida que permita la ley, ForgeNEX no responde de:

• daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos que el cliente pudo evitar con copias propias;
• los resultados de la IA (cláusula 7);
• los servicios de terceros conectados (cláusula 8);
• el uso de la cuenta por personas a quienes el cliente dio acceso.

12.3. La responsabilidad total de ForgeNEX por cualquier concepto queda limitada al importe pagado por el cliente en los doce meses anteriores al hecho que la cause.

12.4. Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave, ni en los supuestos en que la ley no permita limitarla.

13. Fuerza mayor

Ninguna parte responde del incumplimiento causado por hechos fuera de su control razonable (fallos generales de red o de suministro eléctrico, ataques a gran escala, catástrofes, actos de autoridad, caídas de proveedores esenciales), mientras duren.

14. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en secreto la información no pública de la otra que conozca por el contrato, durante su vigencia y los tres años siguientes, salvo obligación legal de revelarla.

15. Comunicaciones

Las comunicaciones al cliente se envían al correo de su cuenta, que debe mantener actualizado. Las dirigidas a ForgeNEX, a info@forgenex.com.

16. Cesión, nulidad e integridad

16.1. El cliente no puede ceder el contrato sin consentimiento de ForgeNEX. ForgeNEX puede cederlo en una operación societaria, avisando al cliente.

16.2. Si una cláusula fuera nula, el resto sigue vigente.

16.3. Estas condiciones, sus anexos y el contrato de encargo son el acuerdo completo entre las partes sobre su objeto, salvo acuerdo escrito posterior.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la legislación española. Las partes se someten a los juzgados y tribunales de Sevilla (España).

Anexo A — ForgeNEX Gestión (CRM incluido)

A.1. ForgeNEX Gestión es un programa de gestión empresarial que incluye CRM y que ForgeNEX presta como servicio, en un espacio propio del cliente, separado de los de otros clientes.

A.2. Incluye, según el plan, usuarios, módulos, portal de clientes, notificaciones y funciones de IA. Las funciones de IA vienen activadas y el cliente puede desactivarlas en los Ajustes de su espacio (cláusula 7.6).

A.2 bis. Planes. ForgeNEX Gestión tiene dos planes, de 10 € y de 49 € al mes (IVA aparte). Lo que incluye cada uno (personas, módulos, contactos, registros, espacio para archivos y usos de IA al mes) es lo que figura en el panel al contratar (4.1). Los módulos de más se contratan en bloques de 10, a 5 € al mes cada bloque. Los usos de IA se pueden ampliar con una recarga, que no caduca. El cliente puede subir o bajar de plan desde el panel; bajar no borra nada: lo que pase de lo incluido queda en pausa o en solo lectura hasta que vuelva a subir.

A.2 ter. Prueba y solo lectura. El alta empieza con una prueba de 14 días del plan de 49 €, sin cobro (5.7). Si la prueba acaba sin elegir plan, el espacio queda en solo lectura, sin borrar nada, hasta que el cliente elija uno.

A.3. El cliente administra sus propios usuarios dentro del CRM y responde de los datos que introduce en él.

Anexo B — PantallasCloud

B.1. PantallasCloud es un servicio de cartelería digital para gestionar y programar contenidos en pantallas, en una instancia propia del cliente.

B.2. El cliente es responsable de los contenidos que publica en sus pantallas y de tener los derechos para hacerlo.

B.3. Los dispositivos, pantallas y la conexión a internet del lugar donde se instalan corren por cuenta del cliente, salvo acuerdo distinto.

Anexo C — Agente de IA

C.1. El Agente de IA es un asistente autónomo privado, basado en modelos de IA, que ForgeNEX despliega en un entorno aislado para cada cliente y al que se accede con la aplicación Pix y desde el panel.

C.2. Cada plan incluye un número de cuentas de usuario y un cupo de uso (tokens) por periodo. Agotado el cupo, el agente deja de responder hasta el siguiente periodo o hasta que se amplíe.

C.3. El agente puede usar herramientas (navegar, generar documentos, conectarse a los servicios que el cliente autorice según la cláusula 8) y ejecutar tareas por encargo del usuario. Le son de aplicación las cláusulas 6 y 7.

C.4. El entorno del agente es del cliente y está aislado del de los demás clientes. ForgeNEX no accede a su contenido salvo para prestar soporte a petición del cliente, para resolver una incidencia de seguridad o por obligación legal.

C.5. El agente se entrega una vez confirmado el pago. Su borrado sigue la cláusula 10.3.

Anexo D — Partners

D.1. Un partner es una empresa que, con acuerdo de ForgeNEX, trae clientes y les presta servicios alrededor de los productos. Las condiciones económicas del canal se pactan aparte.

D.2. El partner puede dar de alta clientes desde el panel, creando su cuenta o enviándoles una invitación. Solo lo hará con la autorización del cliente y le informará de estos términos. El cliente acepta estas condiciones, a su nombre, la primera vez que entra en el panel.

D.3. Salvo en los clientes acompañados (D.5), paga el cliente, directamente a ForgeNEX. Cuando el partner da de alta un servicio con periodo de prueba (como mucho, 14 días), se aplica la cláusula 5.7.

D.4. El partner accede a los datos de sus clientes solo en la medida necesaria para prestarles soporte y con su conocimiento, y queda sujeto a la cláusula 14 y a la normativa de protección de datos por lo que conozca.

D.5. Clientes acompañados. Un partner de nivel Oro puede prestar los servicios a un cliente acompañado: ese cliente contrata y paga al partner, según lo que pacten entre ellos, y ForgeNEX no le cobra en el panel. Si el partner deja de serlo, ForgeNEX lo comunica al cliente y pasa a gestionar sus servicios sin interrumpirlos ni borrar sus datos.